В настоящее время большой популярностью пользуется облачная система электронного документооборота (СЭД). Преимущество облачных моделей перед традиционными схемами документооборота очевидно.
Идея облачной системы документооборота, заключается в возможности хранения документов на специальных серверах, доступ к которым может быть обеспечен из любой точки мира.
В отличие от аренды выделенного сервера, клиенту не придется платить за содержание самого сервера. Оплата производится только за хранение документов на облачном сервере. Данная система существенно экономит время и средства клиента, обеспечивая надежный и безопасный доступ.
Облачная система электронного документооборота
Помимо низкой себестоимости услуги нужно отметить, что подобная система обладает другими преимуществами. В первую очередь, следует отметить, что облачная СЭД существенно экономит средства.
Вкладываемые в развитие инфраструктуры организации. Так как данные могут быть доступны на любом устройстве. Независимо от конфигураций и установленного программного обеспечения.
Для просмотра и редактирования документов используется программное обеспечение облачного сервиса, таким образом, обеспечивается доступ к данным, как на персональных компьютерах, так и на планшетах или других мобильных устройствах.
Ещё одно преимущество заключается в том, что нет необходимости не только закупать специальное оборудование. А также поддерживать работоспособность последнего. Но и собственно отпадает необходимость в содержании штата специалистов обслуживающих процесс документооборота.
Несомненно, возникает вопрос о безопасности облачного хранения данных. Ведь утрата данных может быть непоправимой. Особую опасность может представлять утечка внутренней информации компании или госучреждения.
Риски СЭД
Однако, нужно заметить, что подобный риск существует и в случае использования обычной системы документооборота. Однако, компании, предоставляющие подобные услуги, непрерывно ведут работу над улучшением средств безопасности. Снижая риск утраты или утечки документов к минимуму.
В общей сложности, сейчас существует много компаний, предоставляющих услуги облачного хранения документов. В итоге, прежде чем начать использовать облачную СЭД, необходимо выбрать надежного поставщика услуг. Который может гарантировать безопасный доступ к содержимому облака.
В заключении стоит отметить, что облачная СЭД является перспективной системой документооборота. Кроме того она только набирает обороты. В будущем вполне логично ожидать, что именно подобная система оборота документов станет основной. Вытеснив аналогичные менее выгодные варианты.
